日子過好了 Have A Nice Everyday: 130322 拿回你的時間主控權 [效益篇]

2013年3月21日星期四

130322 拿回你的時間主控權 [效益篇]

．我的時間都花那去？

－我的一天

掌握今天的打怪數量與順序（待辦事項），上班變得開心又期待，球來就打。開會簡短又有效，產生結論與行動方案，下一個動作變得明確。從容地搭上公車／捷運，步伐輕盈面帶笑容，還多了時間繞去買喜歡的早餐吃。

像夢一般，是嗎？寶貝～

－一般人的一天

曾經我也是這樣的過一天

趕上班的路上

趕出門忘了刮鬍子但也來不及了。騎機車，難免風急雨驟。搭捷運在台北車站換車，永遠有人從前頭就插隊，氣死自己遵守規則，告上站務員，但還是阻止不了遲到。

辦公室開不完的會

自己招開的會議、或是別人招開的會議，人不是跚跚來遲，就是老闆訓話沒完，大家沒帶解決方案來討論，而是在會議上想出解決方案。開不完的這種會。

從會議室走出來，真正能處理待辦事項的時間，但已經近下班了。真正的工作這天才開始。

－名言：一天很長、一生卻很短

近來，這句話，常常讓我提醒自己、提醒別人。坐以待斃，每天都將會長，長到真正可用的一生變得很短。

．精算你的時間效益
常年跟外商工作溝通的過程，要賺他們錢，最簡單的方法，就是告訴他們這筆錢花了之後效益有多少？明明白白。於是，我開始學習這種目標管理的方式來花費時間。

簡單地說，時間花費效益高的事情優先做。就算討厭也要先做（定量分析，看數字），而不是挑你喜歡的事先做。（定向分析，看感覺）

．６個十分鐘 v.s. 一個小時

「時間跟乳溝一樣，擠一擠就有了」人說。

舉例而言，６個十分鐘片段、跟完整的一個小時，適合安排的待辦事項，截然不同。但為了能得到完整一段可用時間，需要技巧。

舉例而言，以下兩個早上上班的路線

．甲方案：步行至捷運（１０分鐘）、捷運（１２分鐘）、步行至辦公室（１０分鐘），總耗時：３２分鐘。
．乙方案：步行至公車站（４分鐘）、公車（３０分鐘）、步行至辦公室（５分鐘），總耗時：３９分鐘。

雖然，甲方案較省時、但乙方案有完整一段３０分鐘時間，如果有位置坐，不論要補眠時或閱讀，都很好利用。

這樣完整的一段時間，其實在上班日WEEKDAY裡是可遇不可求的。

WEEKDAY獲得一段完整時間的技術

不被打斷→在別人打斷你之前，去打斷別人
移動你的上班時間→提前一個小時出門，甚至更多
開會的技巧→發出會議通知需包含：與會人在會議中提供資訊、列出討論事項、能決議的人與會、限定會議時間在２０分鐘以內。（就說你很忙，後面還有很多的接著開。）
學會前文的待辦事項管理，守時／提前做好打怪的工作。

．今天能打幾隻怪？碼錶與待辦事項

計算完成一項工作的時間（以分鐘計）

若你能知道以下待辦事項需時多少，那會很棒：寫完A報告、構思企劃案、回覆客戶電話/email、寫報價單…

這一切很簡單，拿出碼錶來，計下來，寫在一張清單上。它對規劃工作時間很有幫助。同時你也能清楚回答別人的：「這東西我趕著要，明天能給我嗎？」而有餘裕。

-專注在當下，蕃茄工作法
除了瑜珈高手能輕易進入心流的狀態之外，我們常人專注的能力有限，建議使用２５／５的蕃茄工作法，每專注２５分鐘，能分神做其他事情５分鐘。手機都有應用程式，請找自己喜歡的。

最後分享我自己的一天時間分配如下：

．七點前起床
．八點半前到辦公室（九點是我的上班時間），避開人潮
．九點確認待辦事項及行程
．九點十分例會
．十點之前，處理昨天下班後待回覆的信件
．十一點半之後，處理待辦事項上今日回覆的事項
．十一點半買便當，避開人潮
．下午一點半至下午五點，第二波電話連絡、開會
．下午五點，檢視明日待辦事項及行程
．六點前，今日工作收尾

其他時間都是我自己的！

【參考書目】

讀了讓你功力大增，寶貝～

(以下圖片來自博客來)

iPhone 資訊整理術：讓你工作生活皆得意的超高效率活用技

作者：堀　正岳、佐□木正悟
譯者：吳嘉芳, T.A.M
出版社：旗標
出版日期：2010年04月23日
語言：繁體中文 ISBN：9789574428250
http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010467986

下班後的黃金8小時The Other 8 Hours: Maximize Your Free Time to Create New Wealth & Purpose

作者：羅伯．帕格利瑞尼
原文作者：Robert Pagliarini
譯者：吳書榆
出版社：三采
出版日期：2011年03月04日
語言：繁體中文 ISBN：9789862294048
http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010498164

槓桿時間術：無風險、高報酬的逆時效率系統