130321 拿回你的時間主控權 [觀念篇]

拿回屬於你的時間主控權

這篇真是是我兩年以來改進工作方式的精華了，一切源於腦袋真的不好，老是忘東忘西，慢慢改進自己做筆記的技巧，並應用在工作感覺良好，也擴大應用到生活層面上。

回到本blog的精神上，享受生活，時間和金錢，缺金錢還可以參考我的每周行程便宜行事。少了時間，什麼都享受不到，深陷勞動苦海。而懶病患者，你們要加油先從床上爬起來也是了不起的成就（拍肩）。

．加班？再見！（工作管理）

我是徹底服膺，老闆是花薪水買我的時間／能力，來完成工作交付的人。靠著持續且非常容易執行的紀律，半年以來，加班的天數低於１０天，每次加班不超過２小時，大多是１小時。取平均數，我一年的加班時間不超過３０小時，這個數字很多人一個月就超越了。

這中間唯一的差別，就在上班時間，集中火力精神在上班的八小時當中打怪；我所謂的怪，也就是工作上的待辦事項。大的怪就是任務，就再切為分小的待辦事項，集腋成裘，完成任務。

集中在每天八小時之內，配置合宜數量的待辦事項。穿插休息、跟與人互動，聚焦以及紀律的搭配下，假以時日對於事情處理熟練以及學習知識之後，就可以再加處理待辦事項的效率。

最後徹底改變被工作追著跑（加班），成為追著工作跑的體質，每天準時下班。連老闆／主管都會怕你問他們事情。這一切不過只是因為，早早做好準備，還有我會提醒一百遍也不厭倦的「紀律」。

．萬事起頭難
待辦事項的來源（待辦事項是工作的本質）

－待辦事項那裡來

先說何謂待辦事項。舉凡，晨會主管要求大家在本周五前交的表單、行政部門公告要大家交生活照一張、客戶來電留言待回電、家裡打來問你清明那天要回家拜拜、客戶發email通知提案briefing、朋友發Line簡訊跟你要昨天吃飯的照片…

以上是我的真實生活，囉嗦又繁瑣，所以我稱以上這些有的沒的待辦事項為「怪」，每天打敗這些怪就是我的任務。

年復一年地，我的腦袋更差，完全無法靠記憶記下事情。人家笑說我有「腦海裡的橡皮擦」，事實上我腦海裡是「立可白」，更貼切。

－如何搜集待辦事項？

在待辦事項上我學習了「inbox zero」的觀念，人就是自己資訊的收件夾，將每天來自各種資訊管道的資訊，分門別類為：
1) 知悉後，後歸檔
2) ３分鐘以內可完成
3) 建立待辦事項
4) 轉告

目的在於，清空腦袋，萃取出工作來。讓腦袋脫離記憶／背頌，放下記事，而能專心於腦力的專長「思考」。效果奇佳！

－脫離丟三落四

例如，以上那段真實生活的解法：
3) 建立待辦事項：
建立待辦事項，並設定提醒在本周三，最遲在本周四完成→晨會主管要求大家在本周五前交的表單
建立待辦事項，今晚１０點提醒→行政部門公告要大家交生活照一張
建立待辦事項，今天回覆→客戶來電留言待回電
建立待辦事項→朋友發Line簡訊跟你要昨天吃飯的照片

2) ３分鐘以內可完成：
馬上做→家裡打來問你清明那天要回家拜拜
先回信，簡單寫「收到」（讓對方安心等候），同時建立待辦事項→客戶發email通知提案briefing

然後呢，我最喜歡的部份，就是接著爽快地刪光email收件夾全部的信、丟掉紙張的留言、刪掉筆記本上記錄的會議待辦事項。因為，它們都不會主動提醒我該完待辦事項的時間！

然後，每天只要打開電腦裡的待辦事項清單，專注在當下即可。

下一篇[實作篇]，將分享給你的是工具！敬請期待。

關於
What is inbox zero?