130322 拿回你的時間主控權 [實作篇]

．實作篇－建立待辦事項的流程

承[觀念篇]，接著用我自己實際的例子，給大家參考。

前文的inbox zero是我最推薦的，一旦確認資訊來源裡內含一至多個待辦事項，即在下一個空檔時建立以電子方式為主的待辦事項。我的方式將公事和個人的待辦事項區分開來，但沒有絕對，純粹是以當下的方便式為考量。由於辦公室電腦安裝的outlook，在我一步步試驗下，找出適合套用inbox zero的方法，提供給大家參考，看圖說故事。

補充區分待辦事項，又想要有絕對，其實我詢問過專業人士，學圖書管理學系的朋友，他們對於分類是他們的專業能力，也沒有完美的答案了。（這種追求真相的精神，大家看看就好，不要學！）因此，建立待辦事項，重點在「記下重點、建立提醒、即時追蹤與完成」。先做到這一步就很夠了。

而電子方式的提醒，使用手機鬧鈴／振動、或是電腦發出聲響…等等，挑一個你喜歡的。包含，設定連續三個時段都會跳出來提醒。

．以Microsoft Outlook為例

重覆「複製、貼上、刪除」即可

以下來看圖說故事

上圖是我實際工作的視窗圖，試試看，開始新增待辦事項放進這裡去執行。outlook適合打小怪們。日子久了你會愛上它的。

但要做專案管理的人，建議另外選擇專案管理軟體，outlook的”工作”並不適合大量移動／調度時間。

如上圖：

• ．待辦事項會有長期追蹤，不時長出些旁支分節來，儘量以人／對象、或是事件／專案為主旨，集中控管，將所有進度集中管理。
• ．建議在將對外溝通／連絡／討論的所有進度都記錄在當中。
• ．也可以拍下會議的板書、拍下靈感、拍下筆記本，省下再騰寫的時間。
• ．也推薦，寄出含待辦事項（給對方）、報價…的email後，馬上從寄件備份裡複製一份到其專屬的”工作”中。
• ．同事／老闆突然跑到你座位上跟你討論，也可以馬上打開一個新的”工作”來記錄。

寫完再馬上設定新的提醒時間，如此反覆，包你想忘都很難忘。

另外，做法裡還有將進度中產生的新待辦事項（是的，會不停地有待辦事項，因此我建議以人／對象為主旨），寫在最上方，避免內容欄位拉長而推在下面，你又忘了不停回頭看最下方（人性就是不會！）。　

．清空非電子版本的待辦事項

除非你有非常高強保留紙本的技術－前面提到的圖書館學系朋友，這種專家都管不好了，寶貝，快別相信你能超越他。或是說，你若想要超越他，又沒有專業技術，花上加倍的力氣去保留，何苦！－但我相信你不需要有，建議，在建立完電子版本的待辦事項後：

• －刪掉email。真的，看到inbox旁邊沒有藍色字體尚有幾封未閱讀，真的很爽。還是不放心？建一個收件備份資料夾，取出資訊後就拖進去吧。我試了一年，我回頭探望他們的機會，沒有！
• －劃掉紙本筆記本上的會議待辦事項。是的，不要相信一個禮拜後，你會看懂會議內容的待辦事項！（花力氣成為筆記達人？寶貝，除非你像我有筆記強迫症。省時間才是你要的！）
• －丟掉滿桌便利貼、便條紙留言。貼滿了電腦螢幕一圈兩圈，人還是選擇視而不見的！

然後，專心在，你現在有那些待辦事項。

．規劃執行待辦事項

這點很重要！快拿螢光筆畫重點！

我的做法是，設定鬧鈴，每天下午五點跳出待辦事項「檢視明天行程及待辦事項」，以達成：

• －確定明天除去會議及交通後，尚有多少時間，可用於打怪
• －明日時間若不充裕足以打完怪，依「輕重緩急」，移動不急不重要至本周其他待辦事項較少的日期。
• －當然，你也可以選擇明天提早進辦公室至”足以打完怪”的時間出門。

若待辦事項太多，建議”印出紙本來”，並用螢光筆標示你覺得重要的，優先在當日完成！其他的，暫且不管。相信我，這招非常有效，一旦你想成它是打怪，是一種命運的邂逅，而不是「討厭我不想」，並且早早做才不會日久生情更討厭。

若腦力強、又或待辦事項不多的人，也請參考，它也適合套用在生活上，生活中也有許多會來吃掉你時間的小怪得打。iPhone／iPad的使用者建議使用iCloud、Android Phone的使用者則用Google Calendar。

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