2014年7月28日 星期一

140424 心得【閱讀】Google時代一定要會的整理術 (2010)

圖片取自網路

todo

  1. 三百六十度績效評估:由同事、部屬和上司對你的績效提出看法,說出你的優缺點。
  2. 學gmail的搜尋技巧,以適用於”封存”大量信件(寄件人、附件、大約時間)
  3. 打開電子郵件,為它建立篩選器,告訴系統「以後再收到類似的郵件時,要自動篩選」→應用如,活動、新聞 
  4. gmail信箱的中「星號」標籤,可透過檢視「已加星號」,變成簡易的「待辦事項表」
  5. (除了遺書之外),有要一份緊急聯絡計畫

summary

  • 世上沒有一套整理系統是十全十美的,是因人而異的
  • 作品並沒有就自己提出的前題、挑戰提出解決方案,鬆散的一本書。

content


序文 失讀症男孩如何成為Google資訊長
找出混亂根源
本書主旨:如何有效管理生活中的大小事與龐雜資訊,又如何讓你有效達成目標,卻不用擔太多心。看完書能發展出一套對自己管理的系統。

(作者自己患有失讀症,因此無法讀紙本文件,更需要有效地整理資訊的方式。但卻沒有在書中真的提到這方面的天生限制,以及帶來如何克服的過程及效益說明。)


第一部 先認識自己


  • coding(編碼)
資訊進入人的短期記憶,只有短至幾秒鐘,通常棄置不用。資訊龐大,真正進入人的長期記憶的,必須經過coding(編碼、也可說是給資訊一個系統,如編成故事、或是有趣的,如背英文單字),才能事後輕易從記憶中重新提取。

  • 知識不是力量,分享知識才是力量,也鼓勵別人這麼做,向別人學習。

  • 正視我們的個人限制 
假想 vs. 真實的限制
接受真實的限制,進而順利避開,不浪費時間在根本改變不了的事上。
許多事情當下看來是限制,卻是我們自我設限。
(*不如簡單說為,找出當下真實的限制條件,並與它和平共存)

  • 要有效統整,你得讓你做的每件事都遵循目標,並考量你的真實限制。


第二部 全新整理術


  • 人人需要的整理術是因人而異的

  • 紙本、電子文件的整理
把所有資料分門別類的過程雖然有些乏味,透過重讀與重謄,就能讓coding(編碼)重要資料的過程更順利。

電子文件值得都存在同一個地方(雲端),特別是能透過簡單搜尋功能的,並且在任何裝置上隨時都能找出來。如,gmail, evernote。


  • 面臨艱難考驗時,做好資料的過濾勢必加倍困難,但非做不可,平時的練習是必要的。(如,作者的女友癌末,突然進醫院,被交待龐雜的護理資訊。)

  • 如何幫助孩子念書:
善用故事、一再重複(編好故事後)
排出優先順序,讓孩子找出課業中最重要的部份,幫助孩子排出學習的重要性排序,提早學習過濾的技巧。
找出孩子的限制,如專注的時間人人不同,特別是孩子

  • 我們對於紙類與電子工具的不信任感,不相上下。

  • 釐清資料的用途,由此選擇適合的方式儲存或管理它。
藉由問自己以下問題,以確認用途:
我為什麼需要這份資料?
何時?何地?又以什麼方式再用到它?
我需要用它多久?
除了我以外,還有誰會用到?

  • 作者提出「鷹架」:用來儲存、搜尋、管理和擷取所需保留、但不需要編碼到大腦中電子資料的地方。

  • 設定安全密碼的密技:組合數項問題(成為縮寫)+特定日期
1. 寫一封email寄給自己,提醒自己○○帳號密碼是:
「老婆娘家城市的前四個字母+媽媽的生日+我最不喜歡的城市最後六個字母」
如此,是只有自己知道,只需要看到提示就能想出
2. 或,最棒的密碼是一串夠長且混雜數字和字母的組合,如
「最喜歡的歌加上+!+紀念日」
Pink Floyd Another Brick in the Wall=pfabitw+!+140502=
超強密碼pfabitw!140502

  • google calendar,適合行事曆的整合使用,優於紙本(當然寫在上面還是可以印出來,但你永遠都有備份不會不見的,紙本會)


第三部 克服大小挑戰


  • 工作與生活的整合>工作與生活的平衡

  • 減少每天情境轉換的次數。
指的是完全不同的大腦思考方式,如規劃假期、專案會議進度追蹤、發想新提案,三者是完全不同的,腦袋需要重新reset工作模式,不停轉換,會消耗時間。

情境轉換無法避免,但卻能降低他們的影響。

  • (除了遺書之外),有要一份緊急聯絡計畫。

  • 有效整理的真正意義,在於危機發生時,你依然能活在當下。即使永遠不可能準備周全。

  • 我們犧牲個人與家庭生活,期望達到更高的工作效率,加倍努力工作不是關鍵,加倍聰明工作才是。

附錄:我們的最愛

Google時代一定要會的整理術:連結人腦、人性、科技,有效掌控資訊與思緒

Getting Organized in the Google Era:How To Get Stuff Out Of Your Head, Find It When You Need It, and Get It Done Right

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