2014年1月28日 星期二

140120 心得【閱讀】與時間有約:全方位資源管理

圖片取自網路
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  1. 閱讀《與幸福有約》,學習與家人的相處。
  2. 放棄控制,幫助別人建立能力、判斷力及特質。有人問你問題時,先反問他:「你認為什麼辦法比較好?」不必急著替他解決問題,他能夠、也應該自己解決。

summary

.第一部為定義、第二部是建立自我的第Ⅱ象限時間管理方法、第三部是運用到團體裡,尤其指工作及家庭。

時鐘與羅盤的差距。時鐘代表是我們的承諾、時間表、目標,代表我們做事的方法與時間管理。羅盤指的是遠見、價值、原則、信念、良知、方向等,也就是我們的價值觀與生活方式。
第三代=「最重要的事」是價值觀與目標的綜合。講求時間表,但人是無法掌控,時間管理的基本觀感念就是要緊得掌控權,但我們無法掌控他人。而真實生活中與人相處、共事,占據多數時間。
「原來我不只是個患者,還是個兇手!」每天都在處理一個接一個的危機。一件事非得被列為緊急事件才會有人去處理。

認清角色。第三代以前,時間分給了工作、給自我、又給工作。完全忽略了人的本質-扮演社會中的角色,導致生活不容易平衡,好管別人的時間,而變成沒人性的人。加入不同角色,時間分配以自己為主,不需要平均。如,兒子、父親、情人、朋友、下屬、財務人員…等。角色的定義凸顯出「重要但不急迫」的範圍。

.建立第Ⅱ象限的時間管理,並不是為了設計一套嚴密、無缺點的行事曆,而是要建立一種基本態度,讓你在每日每刻的抉擇都能以事情的重要性為原則

.能激發力量的使命並不是一件可以刪掉的「待辦事項」(*所以列為角色的目標,定期執行),而是生命的紀錄,是個人本質的一部份。

.整體-部份-整體。如,有些人做一週計畫時可能想同時追求兩個目標,一個是父母角色下的「建立親子關係」,一個是利器下的「運動健身」,這時就可以安排時間帶孩子去游泳,視部份為整體的一部份。

.第四代時間管理是一種注意「人」的思考,不只要有效率的、機械式的管理「事情」,更著眼於有效果的、集思廣益的人際互動。

.跳出自己的見解,聆聽,直到你能比對方更清楚表達他的觀點,然後鼓勵對方也這麼做。

content

總序
  • 正直的守信對象,是自然法則。
  • 先做個正直的人,再博取別人的喜歡,因為信任與尊重最後將為你帶來愛。

前言 找到心中的羅盤
  • 傳統的時間管理觀念是:只要提高工作效你便能掌控生活,從而感覺內心平和,而且有成就感。(*事實上不盡然)
  • 追求圓滿人生雖然沒有捷徑,卻有明確的道路,那是由人類所尊崇的自然原則舖設成的。這跟速度或效率沒有關係,重要的是你做那什麼?為什麼做?而不是完工的速度有多快。

第一部 時間與羅盤

定義
  • 本書第一部討論第三代時間管理為何無法縮短時鐘與羅盤的差距。時鐘代表是我們的承諾、時間表、目標,代表我們做事的方法與時間管理。羅盤指的是遠見、價值、原則、信念、良知、方向等,也就是我們的價值觀與生活方式。探討做事的方法,同時確認事情是值得做的。
  • 避免「急迫性偏執」,避免重要不緊急的事拖到變緊急。(*第二章將談,也就是以為忙著處理急事就是時間管理的一切),找出人生最重要的事。

第一章 最好的抉擇
.時間運用不在好或壞之間,而是在「好」與「最好」之間抉擇。
你的「最佳選擇」是什麼?多少時間與精力用在「最佳選擇」上?其中多少花在「不錯」的選擇。
一旦時間與羅盤之間存有落差,問題便產生了,我們沒有對生命中最重要的事情付出應有的心力。
往往在某種危機出現時,我們才警覺到我們安排時間的方式與自己真正的價值觀多麼不符。


.三代時間管理
「我要的是什麼?」釐清自己的價值觀
第一代=「最重要的事」往往就是當下碰到的第一件事
第二代=第一代觀念加上行事曆
第三代=「最重要的事」是價值觀與目標的綜合。講求時間表,卻視他人如「仇敵」,認為由於其他人的阻礙或擾亂,他們才無法按部就班完成計畫。
但人是無法掌控,時間管理的基本觀感念就是要緊得掌控權,但我們無法掌控他人。而真實生活中與人相處、共事,占據多數時間。屬於個人成就,別人就是絆腳石。第三代時間管理適合「當自己而非處於人際關係當中」的時間。

.時間管理本本上是從管理而非領導的角度出發。管理是依規範行事,領導則是自己訂定規範;管理是不逾越體制,領導則是要改革體制。事物可以管理,人卻需要領導。

第二章 急迫性偏執
第四代時間管理是建築在「重要性」的基本觀念上。

.迫切性的力量
追逐一切顯得迫切的事情,解決一件重要而迫切的問題後,心裡自然會升起短暫的成就感
「原來我不只是個患者,還是個兇手!」每天都在處理一個接一個的危機。一件事非得被列為緊急事件才會有人去處理。
傳統時間管理只會使迿迫性偏執更加嚴重,每天的行事曆只會讓人把焦點放在「如何將事情按照緊急的順序做完」。

要事VS急事
依重要與緊急,畫分出四個象限:
緊急 不緊急
重要 第Ⅰ象限 第Ⅱ象限
不重要 第Ⅲ象限 第Ⅳ象限


第Ⅰ象限:重要的事都是因為一再拖延或事前準備不周,而變成迫在眉睫。
第Ⅱ象限:荒廢這個領域將使第Ⅰ象限擴大。這部份的事情不會催促我們,必須主動去做,也是發揮個人領導力的領域。
第Ⅲ象限:大多數人花時間在此,自以為是第Ⅰ象限,不過是在滿足別人的期望與標準。如果無助於達成某種重要的目標的項目,屬於此象限。
主動思考,讓更多事情開始時,即歸屬於第Ⅱ象限。
第Ⅰ、第Ⅱ象限都重要,只是時間的因素改變了。當你落入第Ⅲ、Ⅳ象限,問題才會產生。
多把握第Ⅱ象限的事,好更有能力去處理第Ⅰ象限的事。

第三章 愛、生活、學習與發揮影響力

.原則
是最終能讓人得到快樂與高品質生活的因素,例如服務與回饋。
人對於物質、社會、心理、精神的需求交集之處,便是內在的火燄所在,即接下來要談正北方的自然原則。人的內心歸屬良知。
原則不等於價值觀。若以價值觀為基準的時間管理法,答案可能只適用於一個場合。而原則是永恆不變的真理。
農場法則。要得到成果,凡事必須按步就班,無法一步達成。

.人的四種天賦潛能
  1. 良知。透過以下方法來培養良知,多閱讀歷代的人生哲學書籍、從經驗中抽離出來得到新啟發、持續聆聽內在的聲音並回應它。
  2. 自主意識。強化它的最佳方法是信守承諾。
  3. 承諾。加強人承諾的能力,便是縮小承諾的範圍,漸次增加強度。如,維持每天同一時間起床。一個月不行、那就一周,做到後便會增加能力。
  4. 創造力。如,馬蓋先的無所不能。試著把自己從直覺反應中抽離出來,out of box思考。

.善用內心的羅盤
即此第三代時間管理與生活脫勾之處,第四代由此出發並強化。因為下一刻我們遇到什麼難以預料。

第二部 要事第一

重要的事有,建立自我、平衡人際關係中的各種角色
面對重要性總力有未怠,偶爾有衝突或是緊急事件插進來,沒有完美,而在我們預先做好心理的準備,再次權衡輕重。

.第二象限時間管理法,將重心由事情的「急迫性」移到「重要性」,從而學會在做決定時更靈活變通,而不是謹守死板的時間表。


第四章 第二象限時間管理:急所當急

.一週計畫表
作者強調以周為單位,容易計畫(相較於第三代的以日為單位)、容易執行、容易評估。
個人使命是一切的基礎,自然應列為第一步驟。

.認清角色
第三代以前,都沒有談過個人角色的議題,時間分給了工作、給自我、又給工作。完全忽略了人的本質-扮演社會中的角色,導致生活不容易平衡,好管別人的時間,而變成沒人性的人。
加入不同角色,時間分配以自己為主,不需要平均。如,兒子、父親、情人、朋友、下屬、財務人員…等。
以此為主,為生命的目標,先設計均衡的可能。角色的定義凸顯出「重要但不急迫」的範圍。
人必先「利其器」。讓自己的「器」更好,建立角色與目標時,保留一部份給自己,建立好自己才能與社會產生連結、產生綜效:對自己的目標,包含,生理的、社會情感的、心智的、心靈的。
個人角色的定義則應用於達成長期的目標,所以做週計劃時架構是以個人自我與個人角色的目標為出發點

.設定目標
如,杯子先後裝進石頭、沙子與水。要事優先(即第Ⅱ象限的要事)。若是先裝了水,其他都塞不進去。
多花時間在第Ⅰ、Ⅱ象限上,慢慢事重心移至第Ⅱ象限的準備、預防、充實自我等。
真實的生活不可能像計畫表那麼規律和一成不變。
建立第Ⅱ象限的時間管理,並不是為了設計一套嚴密、無缺點的行事曆,而是要建立一種基本態度,讓你在每日每刻的抉擇都能以事情的重要性為原則。

.實踐、評估
秉持信用與承諾實踐
一週結束後,先問自己:「我完成了那目標?」、「我遭遇到那些挑戰?」、「我做過那些決定?是否事最重要的事列為當務之急?」

第五章 驅動生命的夢想
記下你希望別人讚揚的貢獻

.付諸實現
能激發力量的使命並不是一件可以刪掉的「待辦事項」(*所以列為角色的目標,定期執行),而是生命的紀錄,是個人本質的一部份。
自問:「這真的符合我的使命嗎?」如果你覺得自己的使命能激發潛力,你已經在使命與真實綠甘間搭建起最重要的橋樑,只要不斷灌溉培養,使命將成為影響每一個抉擇的最大要素。

第六章 多重角色的均衡

.超越衝突,製造雙贏
從整體的萬理解「均衡」與「角色」,才能超越傳統的時間限制。傳統的時間觀念視不同的角色為互不相干的部份,爭奪有限的時間與精力,無法面面俱到。
相反的,由整體的角度來看,不同的角色之間是「雙贏」的關係,彼此之間不但緊密相連,更可產生補強作用。時間或午有限,然而因為不同的角色互補產生了更大的作用。主觀上反而有更多時間可用

.動態的平衡
古代蘇菲教派的教義:「我們總以為知其一才能知其二,因為一加一才等於二。其實我們不僅要懂得『一』是什麼,還要懂得『加』這個觀念才行。」

.以整理的角度釐清角色
每週寫下應該扮演的角色,讓自己保持警覺,每週不一定要對每個角色定目標,或每週都扮演同樣的角色,順其自然,有時只專注一個角色,才真正有助於實現人生的整體使命。如,
放棄令人欣羨的工作,以便專心照顧子女。聽從內在的聲音,選擇短暫的失衡,結合他人的力量,合力營造一個互賴的平衡狀態。

.均衡生活的妙方
透過對利器角色的反省(*即扮演自己),修養自己的人格與能力,使我們在扮演其他角色時更有精力與智慧。

第七章 依據自然原則設定目標

列出「可能項目」一覽表
待辦事項累積的速度永遠比完成的速度快,其中攪雜著重要和瑣碎的事情,不斷提醒我們有很多事情還沒做。更好的是將可能的項目,依角色區分,做成一覽表。

.設定有用的一週項目
核心焦點,在這個領域的事物不但是我們既關切又有能力影響的,同時也符合自己的使命,並且到了付諸實踐的恰當時機。(關切範圍>個人能影響範圍>核心焦點)

.如何將本章原則應用到週計畫表
在每個角色下列出可能項目,下週做計畫時參考。
訂一週目標時,偶爾停下來審視自己的良知,選出每個色角中最重要的事去做。

第八章 做好週規畫

.強調為何以週為單位的好處(vs 以天為單位)
舉例,如,特寫鏡頭(急迫性、感受上的需要、工作與活動、下一步)vs廣角鏡頭(長期的重要性、基本的需要、方向、整個生活)兩組鏡頭的調動。相對於只有一般鏡頭。

.均衡的更新
更新、改善與家人、朋友的關係
透過宗教活動強化內在的價值觀
利用休息與娛樂恢復精力
透過特別的興趣與嗜好展現才華
透過社區服務貢獻一己之力

整體-部份-整體
如,有些人做一週計畫時可能想同時追求兩個目標,一個是父母角色下的「建立親子關係」,一個是利器下的「運動健身」,這時就可以安排時間帶孩子去游泳,視部份為整體的一部份。
一旦有了「時間愈用愈多」的心態後,便可以一併追求更多目標。
要知道你的做法是否恰當很簡單,只要檢視當時內心的感受即可,只要感覺牽強,該意,表示你可能違反了自然原則,也許是勉強做太多事了。

.注意整體情境
以「在生命中的重要性」來衡量所做的每一件事
為了不讓生活脫離整體感,可同時運用「畫分時區」與「保留時間」做準備。
以前我以為每個小時都安排事情,後來才知道重點不是巨細靡遺,而是要把最重要的事列為當務之急。

如何將本章原則應用到週計畫表 每週撥出特定時間做第Ⅱ象限計畫
  • 每週選一天從事心靈更新、沉思、對自己承諾。
  • 如果你和別人一起生活或工作,每週和他們討論計畫,看有沒有什麼協調方式能達成每個人的目標。

第九章 與良知對話

.如何將抉擇付諸實行
第Ⅱ象限時間管理法的根本目的,是要延長外在刺激與行為反應之間的時間,使人更能以誠信的態度去因應,依據自然原則、需求、與能力審慎抉譯。

聆聽良知的指示而不敷衍。如,
「兒子,你還好吧?」
兒子抬頭看看你,發現你並不是誠心在問。
維持誠信的關係就是要「學習聆聽」,不但要聆聽良知的聲音,還要聆聽自己的反應。當我們聽到自己說:「是應該這麼做,可是…」時,馬上提醒自己「該怎麼做就怎麼做」,不要找藉口合理化自己的行為,要仔細聆聽良知的聲音。

如何將本章原則應用到週計畫表
  • 對外在刺激做出反應前,先思索:1. 提出有意義的問題 2. 聆聽良知的指示而不敷衍 3.勇敢實踐。

第十章 在生活中學習

如何進行一週評估?
  • 我達成了什麼目標?
  • 是什麼力量幫助我達成?
  • 我遭遇到那些挑戰?
  • 達成這些目標是對時間的最佳利用嗎?
  • 我如何使不同的目標與角色形成互補?
  • 我在某種角色中學習到的東中,如何應用到其他角色上?

.一週是大整體的一部份
  • 考量週與週之間的關係,可就一個月或一季進行評估,問自己:
  • 我在目標的設定與達成上,有那些成功與失敗的特定模式?
  • 我所設定的目標是否實際但富挑戰性?
  • 什麼因素做鞏一直無法達成目標?有那些方面可以再改進?
  • 我是否引發自己或別人不實際的預期?如何修正?

第三部 合作、共榮


.探討生命互賴的本質、如何以第Ⅱ象限的行動發揮統合綜效,創造群體共同的羅盤,尤其是發自內心的授權將使你的能力大增,做周遭的家人、朋友、同事績效更好,成就更大。

第十一章 從獨立到互賴

癌細胞最大的特微就是只顧自己,它侵蝕宿主的身體,直到宿主死已。癌細胞因而走向自殺之路。

組織授權必須從個人授權出發,內在修為和操守因而重要。組織行為其實就是組織裡所有人行為的總體表現。如,
有人問:「如便把秉持自然原則的領導風格引進國會?」
我反問他:「你怎麼對待老婆的?」
「對待老婆和帶人有什麼關係?」他又問。
我說「對待公眾的政策就是個人德道的擴大。」

信任
君子對不在場的人也一樣的信任。

以互賴的角度重新定義「當務之急」
由獨立個人模式轉換成互賴模式,大大影響我們決定如何善用時間,並重新定義何謂「當務之急」。你不妨思索以下問題:
  • 有效的完成工作比較重要,還是從現在開始花時間授權給部屬或孩子比較重要?那一種選擇會對你的時間、別人的時間、組織的時間產生較大的影響?
  • 花時間監督和控制別人比較重要,還是放手讓同僚們去做比較重要?
  • 花時間解決缺乏溝通所引起的問題,還是建立能夠有效溝通的關係比較重要?
  • 第四代時間管理是一種注意「人」的思考,不只要有效率的、機械式的管理「事情」,更著眼於有效果的、集思廣益的人際互動。

由於牽涉到人的因素,互賴中的時間管理是困難的,卻不得不做。

第十二章 雙贏的思維

試著了解對方,先真正的聆聽能達達出真正的敬意,進而創造信任。

缺乏信任與共識前,組織無法建立第Ⅱ象限文化。
中間又存在著人對重要的定義不明確,又欠缺溝通。

.如何在組織中創造雙贏
  • 確立希望達成的結果
  • 建立指達原則(如正北方原則)
  • 確認可以取得的資源
  • 定義責任評估
  • 共同面對後果

.意見不一致時
共同面對組織的心聲,跳出自己的見解,聆聽,直到你能比對方更清楚表達他的觀點,然後鼓勵對方也這麼做。
當問題發生在「你我面前」而非「你我之間」,你可以免去需要長達數月或是數年才能解決的罪張關係。
彼此不信任的職場環境,只會消耗大量時間

第十三章 授權練習

簡單而言,就是先做好自己的第Ⅱ象限管理,安排角色目標時,想著以提升織組綜效為前題。

我們不會真的「授與」他人一股權力,而是培養授權的條件,使他們運用自己的四種天賦完成授權,對第Ⅱ象限的投資產生可觀的回報。
條件一:可信賴度,設計一週工作目標時,自問:
為了完成工作與他人有效互動,我需要什麼知識和技能?
我是否有勇氣推動手邊的事務?
我是否考慮或顧及他人的需求?
我是否一直在找兩全其美的辦法?
我是否依據良知,以及個人使命和真正目標一致的方式行動?
條件二:信任。信任是所有事物的黏合劑
條件三:雙贏的責任協議。
條件四:自我監督
條件五:輔助的架構和系統
條件六:責任評估

服務型的領導
當授權的條件都實現了,服務型的領導將發揮效果。
當我們授權完成了,只專心在提供同仁協助服務,提出客觀的問題:
「你覺得這方法如何?和你的處理經驗一致嗎?」
「你可以用另一種觀點來看他人的作為,或是考慮其他作法。」
「你想過這種可能性嗎?」
放棄控制,幫助別人建立能力、判斷力及特質。有人問你問題時,先反問他:「你認為什麼辦法比較好?」不必急著替他解決問題,他能夠、也應該自己解決。
「用人做事」的模式和「因做事而造就有用的人」不同,前者只是讓人完成任務,後者會讓人擁有更多的創意統合綜效。

在影響範圍內培養自己的技術和能力,經過一段時間,你就能改變別人的成見。

第四部 以原則行事,生活平和、充滿力量

如何在辦公室、家庭、團隊裡顯現第Ⅱ象限的生活方式

第十四章 跳出舊習的框框

把全家聚集在一起,了解共同努力的目標,一起決定如何達成,這樣的過程便是授權。
不管你是不是組織正式的領導人,都可以在影響範圍內發揮作用。你可以提出問題、聆聽,讓團體反省如何將績效提升至另一個境界。這些並不是管理問題,而是領導,這正是第四代時間管理的新風貌。

第十五章 重拾平和、均衡的人生

平和就是「先做最重要的事」所發揮的功能。要事基本上就是四種需求-生活、愛、學習以及發揮影響力;先處理最重要的事就是四種天賦所揮的功能-良知、自覺、自主意志、創力,能使我們在堅守原則之下實現需求。

時間和運用時間的方式是我們最大的資產,關鍵在於我們不僅是花費時間,而是拿時間來投資。

與時間有約:全方位資源管理

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