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| 圖片取自網路 |
question
- 動態的任務管理困難：多任務進行中，彼此是關連的，如人（特別是多重的人）與事項（事前有先後，這個簡單用專案管理工作解決），同時任務有不同的deadline，此時限下如何管理彼此動態關連的任務清單？
- 下一步動作，又產生了兩個以上動作＆兩個以上的對象時，該如何連結與管理？
todo
1. 遇事不清楚，首先問目標、目標定義了，接著討論下一步行動可以是什麼？
2. 我的任務清單：
3. 查目前有那些？自動標籤製作機，有適合貼在L夾邊邊上的？
4. 小技巧：如果東西放不進「收件匣」，拿張便條紙寫下，一樣丟進收件夾。如「冰箱裡的水果」，並記得標明日期，以做版本控管。
- 工作連絡人
- 專案
- 也許／某一天
- 待看電影
- 待讀書
- 雨天備案活動
- 辦活動的檢查清單：如通知交通票券、雨天備案的預備及討論及通知時間
3. 查目前有那些？自動標籤製作機，有適合貼在L夾邊邊上的？
4. 小技巧：如果東西放不進「收件匣」，拿張便條紙寫下，一樣丟進收件夾。如「冰箱裡的水果」，並記得標明日期，以做版本控管。
5. 檢討我目前的兩張清單是否能再改良？（icloud、outlook）
前言
工作、生活兩全其美
第１章 新世界新思維
第２章 管理工作流程的五個階段（並說明為第５～８章）
．參考好文《新 時間管理健身房（3）時間管理系統的六流程》
．Open loops (問題匣)：Anything that does not belong where it is, the way it is, is an "open loop" pulling on your attention：任何尚未歸類於來自何處？即是問題匣，它會分散你的注意力。（David Allen GTD英文版 P.12）
1. 第一階段 蒐集
2. 第二階段 處理
3. 第三階段 組織
4. 第四階段 檢討
5. 第五階段 行動
第３章 專案企劃的五步驟
第４章 安排時間、場地和工具
第５章 蒐集：全員大集合
第６章 處理：清工「收件匣」
第７章 組織：行動分類
第８章 檢討：確保系統順暢
第９章 專案控管
第１１章 養成蒐集習慣
第１２章 下一步行動決策
第１３章 專注成果
summary
- 每個可行動項目都需要決定兩件事：1) 期望達成什麼任務或成果？2)下一步行動為何？
- 任務是指需要一項以上的行動，才能完成期望結局的工作。
- 最基本的個人工作流程管理系統，建議為三張清單：「任務」、「下一步行動」、「等待回音」、再加上行事曆。
- 如此計劃比較輕鬆→自然計劃模式：例子，如：想上餐館吃飯，目標設定後，很自然會想到一堆問題。腦袋注意到目標和現在位置之間有一段鴻溝，自然會開始填空，解決「認知差距」，這是「自然計畫模式」的起點。
- 檔案系統：非機密類檔案，是指一般參考資料。檔案系統應直覺又簡單，歸檔不超過一分鐘，避免人的惰性而放棄歸檔。
- 經過檢討此系統，學會更快拒絕更多的事。
前言
工作、生活兩全其美
- 第一篇介紹系統及基礎用法、第二篇系統應用、第三篇將系統用於生活與工作的良性影響
- 此系統特色：
- 建立意識工作降臨時，能有效運作，其中包含合宜的行為與工具
- 同時整合大方向及小細節
- 成功管理多層次、優先次序不同的依務
- 必需能掌握每天傳達進來的數百條消息
- 此外這套系統省下來的時間精力，必須比維繫系統花費的多。
第一篇 好事不多磨的藝術
第１章 新世界新思維
- 知識型工作不如過去勞力工作是定型的，需要經由轉化，看清工作性質，藉以評估完成工作所需的心力。而此分解後的工作，大多也是經由勞力完成工作。知識工作者的價值，就存在於這中間取存與轉化之間。
- 釐清目標和價值，再思考與規劃工作任務，賦與意義或是指出方式。
- 雜事上身（過去）vs 架構目標、inbox及排程系統（現在）
- 為期望和目標而採取行動。為雜事定義期望和目標，即知識工作者的價值所在。→過往應完成事項清單，別列舉雜事，並沒有加上「期望」，清單只提醒你未解決的事，並沒有轉化為結果和行程，但這中間的轉換才是真正該做的事
- 管理雜事的真正關鍵在於管理行動
- 把列舉清單當作生活與工作上的習慣，放下飄進腦海的念頭。
第２章 管理工作流程的五個階段（並說明為第５～８章）
．參考好文《新 時間管理健身房（3）時間管理系統的六流程》
．Open loops (問題匣)：Anything that does not belong where it is, the way it is, is an "open loop" pulling on your attention：任何尚未歸類於來自何處？即是問題匣，它會分散你的注意力。（David Allen GTD英文版 P.12）
- 一件事一旦能與「應該要…」、「必須要…」、「一定要…」連結在一起，就是一件未完成事項。
- 所有該處理的任務若不能直接放置於「收件匣」這樣可靠的外部系統，必然會藏在內心深處的某個角落，三不五時飄出來。
- 來自週遭，所有蒐集到的資訊應該下載到行動管理系統
2. 第二階段 處理
- 蒐集的訊息→先處理決定目標與後續行動→再組織行動。處理和組織這兩個階段，是工作流程的主幹。
3. 第三階段 組織
- 舊時代的「每日應完成事項」清單，困難點在於：當日無法全數完成，徒增挫折感。相對的，下一步行動使處理時間更有彈性，專注在此時此刻我有那些行動可以執行。
- 有些行動待等孵化，就放入也許／將來某一天清單
- 凡是需時超過兩分鐘，又無法委派的行動都要追蹤。
4. 第四階段 檢討
- 最基本的個人工作流程管理系統，建議為三張清單：「任務」、「下一步行動」、「等待回音」、加上行事曆。
- 每日執行為，1) 先檢查過行事曆後 2) 接著轉向下一步行動清單
- 成功關鍵：每周回顧
5. 第五階段 行動
- 檢討工作的六個層次（即六個高度），將在第９章解說（P168）：事情的輕重緩急應該是影響行抉擇的主因，真正的輕重緩角應視工作帶來的長遠影響力而定。此六個層次為：
- 當前行動（跑道）
- 手上的任務（一萬呎）
- 責任範圍（二萬呎）
- 一到二年的目標（三萬呎）
- 三到五年的計劃（四萬呎）
- 一生（五萬呎）
第３章 專案企劃的五步驟
- 自然計劃模式：作者強調做計劃，正式計劃，倒不如隨時即時一點，讓腦袋自行發揮填寫下一步行動。如在咖啡店、茶水間短暫的討論，生產力相較於正式會議好。個人的例子，如：想上餐館吃飯，目標設定後，很自然會想到一堆問題。腦袋注意到目標和現在位置之間有一段鴻溝，自然會開始填空，解決「認知差距」，這是「自然計畫模式」的起點。
- 職場上真正需要的專案企劃，是針對「其餘那些人」提供構思的途徑。我們本身了解專案的目標及其任務清單，其他人則否。
第二篇 工作無壓力的實務練習
第４章 安排時間、場地和工具
- 個人工作檯：參考好文 《講講Workflow Map的四個要素 工作站、FACT原則、Project Support及知識誕生的奧秘》
- 萬用手冊
- 檔案系統：非機密類檔案，是指一般參考資料。檔案系統應直覺又簡單，歸檔不超過一分鐘，避免人的惰性而放棄歸檔。如檔案名稱首字字母（如議題、專案名稱、人、公司名稱）為歸檔索引。
- 用標籤標示檔案，整齊的標籤會改變檔案的形象，以及你和檔案的關係。會讓人很開心，效果出乎意料。
第５章 蒐集：全員大集合
- 蒐集，包含：1) 實體物件，如居家、辦公室、email、語音信箱…2) 心靈想法。
- 生活中可集中收入收件夾的問題匣Open loops無所不在，解決方案就是集中起來，組織、整理，列出下一步行動。
- 小技巧：如果東西放不進「收件匣」，拿張便條紙寫下，一樣丟進收件夾。如「冰箱裡的水果」，並記得標明日期，以做版本控管。邊整理同時，想到任何行動，就寫張紙張丟進收件匣。
- 電子郵件，自身就是一個收件系統，用原本的系統即可。
第６章 處理：清工「收件匣」
- 需要孵化的想法：紙本文件保留的同時做標籤，收進文件夾，再歸檔。（我的是紙本筆記本＋evenote網路筆記）
- 下一步行動必須是具體可行的事。很多人以為「召開會議」已經是「下一行動」，但其實這個舉動本身並沒有依具體行為。會議要如何召開？可以是一通電話或一封電子郵件，但要給誰現在就要作法定。現在不想清楚，以後還是要回頭處理，決定了下一步就結束了對這件事的牽腸掛肚。
- 所有委派任務都該標註日期，在發生爭議時才能引述日期。
第７章 組織：行動分類
- 意指：為行動決定其下一步行動的方法，如，打電話聯絡。
- 閱讀／檢視：收件匣裡若為閱讀資料的任務，若是兩分鐘可讀完，看過即處理掉（丟棄或歸檔），費時超過兩分鐘，另備文件夾，可隨身攜帶。
- 將等後回音的清單留在手邊，效果最好，因為任務結束前，下一步可能會來回於不同清單之間。
- 紙張管理，現實生活裡最多的資訊來源就是紙本，直接列出行動項目。如，閱讀、歸檔、下一步行動。如帳單、雜誌、名片、餐廳評價。
- 等待回音：可在電子郵件發送時同時「密件副本給自己」、再設定郵件規則「凡包含：密件副本給自己」都歸檔入「@等待回覆資料夾」，就容易追蹤，未回應的電子郵件了。
- 組織不需完美，透過每周回顧，才能看到所有任務的完整面貌。大任務清單，底下再建立子任務清單、與任務輔助資料夾，雖然難以完美管理，但可透過每周檢視，增加系統的效能。
- 個人管理系統的最大問題，可能是可行動事項和非行動項目的數據及資料混在一起。管理非行動項目，就像管理行動和任務提示一樣重要。非行動項目有兩大類：參考資料及「也清／某一天」的任務提示。
第８章 檢討：確保系統順暢
- 經過檢討，學會更快拒絕更多的事。
- 達成全面性的控管，一定要從更高的地方反省。
第９章 專案控管
- 雖然由下往上的方式不符合概念，但實際上而言，極具生產力。
第三篇 好事不多磨的成效
第１１章 養成蒐集習慣
- 別爽自己的約：如果有人背棄承諾，對方通常會很沮喪。爽約會破壞彼此信任，變成負面結果。至於那些在「收件匣」裡的東西，其實就是和自己的約定，如果不能如期完工，就會產生爽約的負面情緒－破壞自我信任。
- 不輕易承諾：把過去的東西找出來，什麼也不做，全部丟進垃圾桶，這種感覺很不錯。應付未完成事項的方法之一是勇敢說不！如果降低些標準，人生會輕鬆很多。凡事不要看太重，事情就會少很多。
- 不知道自己的總工作量，就像持有一張既不知道信用額度，又不知道累計消費金額的信用卡。
第１２章 下一步行動決策
- 加快速度的方法，就是問自己「下一步行動可以是什麼？」
- 決定下一步行動，只要約十秒鐘的思考時間。
- 逃避問題很容易，但要避免任務退回「雜事」層次，就得強迫形成行動決策。
第１３章 專注成果
搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活 Getting things done
作者： 大衛‧艾倫
譯者：季晶晶
出版社：商智文化事業股份有限公司
出版日期：2004-05-12
ISBN/ISSN：9867969324
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