2013年7月25日星期四

130724 心得【閱讀】Evernote 100個做筆記的好方法：數位化重整你的工作與人生

todo：

整理本身不代表事情完成！分類只是一個過渡！
選擇個人標籤時，可以按住Ctrl鍵，一次選擇多個標籤，進行篩選。
設定一份自己會議記錄範本
不可忽視紙本寫作時的效果、拍照、剪貼等生產資訊過程中，大腦對資訊處理的效益
免費版即可搜尋照片中的中文、英文。專業版可使用Skitch在PDF檔裡使用各種註解標記。免費版亦可在搜尋evernote裡PDF檔的內文（中、英文）
只挑自己「需要」清單中的東西買，也能買足花錢的慾望
整理本身不代表事情完成！分類只是一個過渡
分類資料是為了讓我現在更快開始工作，下次更快開始工作。

Part 1.筆記開工篇

數位筆記相較於紙本筆記的優點

重點在筆記「統一集中」管理，傳統的紙筆難以集中，也難以檢索（紙本筆記掃描成電子檔的效果，其實也很棒！能保留紙本的五感特色。）
日漸累積下來大量筆記，能以「搜尋」的方式尋找以前的智慧更好，而紙本則無法完成這件事。
筆記也能設定提醒鬧鈴：想想過去做的剪貼簿，最後泛黃了，也沒能拿出來執行→能有時間提醒、及搜集才有機會撈出當中的黃金。數位化的好處在於能設計「提醒」功能。但過多的提醒，反而會適得其反。能統一管理提醒，適當地分配提醒任務的為佳。（重要VS緊急、時間管理）
雲端筆記能：統一管理、隨時能用、主動提醒

Part 2.工作整理篇

整理是為了便於使用。若陷入整理狂→追求整理的完美境界，而忽視當下使用便利，則本末到置。
暫時不整理就是最好的整理：設立「收集箱」（inbox zero再複習一遍），就像在桌上放個盒子，專門放新進的文件、資料…不需刻意整理，以超整理法處理，自然少用的資料自然被冷落，一段時間後再統一封存集可。電子筆記亦可同樣處理，不需急著在第一步即分類至完美，依當時需求整理即可。
由其每次應用的場景需求不同，分類的方式也不同。分類符合當下需求即可。

2-4.預先設計好高效率會議記錄
有效會議記錄元素：

與會者
參考資料：會開前準備的資料、其他人寄來的資料，統一在一則筆記中管理
會後行動：會後的待辦事項→這是會議功能中最重要的！
會議記錄：若不是記錄者，則簡單寫即可
我的想法：促使自己要動腦筋思考

2-9.用筆記專案整理檔案的好處
利用單一則筆記做專案流程溝通（email）、及專案文件的管理。

2-14.用筆記進行專案進度管理
在單一則筆記裡也能使用進度管理，方法如下：以文章排版為例
草稿　初稿　完稿　確認

□

□第一章　（這邊後面還可以加上evernote的複製記事連結為補充）

□

□第二章

□

□第三章

（以上的

□

是evernote裡的待辦事項核取框）

管理專案，還可以利用設定「記事的建立日期」為專案預計完成日期。事後回顧時，即可以建立時間排序記事，更方便。

Part03.生活整理篇

3-13.記住就能克制欲望的方法
建立採購程度的資料夾，暫存購買的念頭為：想要、需要、昇華（確認不買了）、滿足
想要：控制當下想買的念頭→拍照、或網路搜尋存檔，成為想要
需要：若想要進入需要階段，則編列預算再購買
購物時，可以只挑自己「需要」清單中的東西買，也能買足花錢的慾望

3-14.不需要用流水帳就能理財
若不使用具有自動儲值貨幣者適用：
單筆現金（固定金額，如５０００元），而不列明細，這樣更適合已編列每月現金預算的人。
信用卡刷卡（看帳單）
由此簡化為→日常出支、及信用卡支出，亦可達成記帳的目標。只需要管理單筆現金零花的「速度」即可。如，
130725 現金５０００元
130726 住宿２０００元
…

也別忘了，記帳是為了長遠的理財目標而做管理。在記帳當中也加入年度／長期目標。

Part04.旅行規劃篇

把厚重的旅遊書，只掃下需要的資料，整理成一本evernote筆記本。
同時建立具有索引功能的一則筆記，加入複製連結。形同目錄頁的功能，如，130725（三）A記事資料連結＞B記事資料連結＞…
安排行程時，用電腦的同時，輔以iPad打開evernote的地圖模式，協助行程以地理方式排的速度。
可加入的旅行資料尚有：護照影本、[訂購資料] 機票、訂房、訂車…等確認信函、各式收據
當地愈不熟的地點，特別要用google地圖標出絕對位置出來。如公車站在馬路中間，但是面向那一邊才是正確的。（上面首爾機場巴士在市區等車時的慘痛教訓）

Part05.時間管理篇

當下就記下瑣事（臨時來的、意外的），規劃為任務排程處理，不干擾當下任務。
讓瑣事歸檔為任務，使其離開目標進度→再次專注在當下的任務，專注在今天的任務及重要且緊急的事項。
大件的瑣事，則分解為任務樹，分段執行，把不可能的事變成可執行的小任務。組合可以一併處理的任務，加快執行速度。如，送文件一次跑透透。
最少整理才能更多時間處理：整理本身不代表事情完成！分類只是一個過渡。避免陷入整理病，因為整理事件事很容易有成就感，相對於完成真正的事情來說整理資料更加輕鬆。
善用標籤功能，設定筆記包含「重要」、「緊急」，並設定此搜尋為捷徑，會在程式的最上方看到，培養時不時關心的習慣。
分類資料是為了讓我現在更快開始工作，下次更快開始工作。
用搜尋取代整理
把當案分類簡化到以兩大方向為目的：主要分類用於凸顯「目前使用中」的檔案區域，把目前正在執行中的專案所需檔案放在一進入資料夾就能取用的位置（減少取用的手續）。次要分類則放使用完後，並進行封存的檔案，要查資料後用搜尋即可
如紙本筆記，evernote筆記也需要建立索引，以便利時間一久忘了資料。尤其是旅行計畫資料，時間一久又未執行就忘了，連搜尋都無法查出資訊。解決方案為：建立行動計劃清單，如高雄一年一趟，一年下來的資料搜集可以建立單一的筆記為索引，一目了然。若嫌麻煩，還可以合併「吃」、「景點」各為單筆，可簡化流程。
參考資料用完儘量能刪除或是封存，減輕查資料的負擔。而對於已執行的資料，記下行動結案筆記，真正變成自己的經驗。